ERP-Einführung leicht gemacht. Ein kleiner Leitfaden

Ein sogenanntes Enterprise-Resource-Planning, also ein ERP ist in der heutigen digitalen Welt einfach unerlässlich. Es kann helfen Zeit und vor allem Kosten zu sparen. Vor allem aber ermöglicht es eine übersichtliche Steuerung der Geschäftsprozesse im Unternehmen. Die Auswahl solch eines Programms ist schon nicht leicht. Doch die Einführung eines ERP-Programms scheitert häufig bereits zu Beginn. Deshalb möchte ich in diesem Blogbeitrag einmal einen kleinen Leitfaden geben, wie man ein ERP-Programm auswählt und implementiert.

Was ist ein ERP?

Zunächst möchte ich noch einmal auf die Frage eingehen, was ein ERP eigentlich ist. Die Abkürzung steht für Enterprise-Resource-Planning. Das ERP hat zur Aufgabe unternehmerische Ressourcen wie Kapital, Betriebsmittel, Personal, Material sowie Informationen richtig zu planen und zu steuern. Letztendlich verfolgt ein Unternehmer mit einem ERP-Programm seine Geschäftsprozesse entlang der Wertschöpfungskette zu optimieren. Denn es kommt heute in erster Linie darauf an effizient und ressourcenschonend zu arbeiten. Mein erster Mentor nach meinem Studium sagte damals zu mir, dass es in der Wirtschaft nicht immer darauf ankäme, der Größte zu sein. Denn letztlich käme es darauf an, der Schnellste und Effizienteste zu sein. Schnell bedeutet auch schnell für den Kunden. Genauso bedeutet Effizienz auch wettbewerbsfähig zu sein. Wer seine Prozesse möglichst kostensparend versteht auszurichten, der hat gegenüber seiner Konkurrenz auch einen erheblichen Vorteil.

Warenwirtschaft und ERP – Das gleiche?

Häufig wird der Begriff Warenwirtschaft synonym für die ERP-Software verwendet. Jedoch beschreiben beide Begriffe unterschiedliche Dinge. Die Warenwirtschaft legt den Schwerpunkt auf den Materialfluss. Dabei bildet sie Geschäftsprozesse wie Beschaffung, Bedarfsermittlung, Logistik, Lagerung, Transport und Produktion ab. Hinzukommen ggf. noch die Entsorgung und das Recycling von Materialien oder Abfallprodukten.

Eine ERP-Software hingegen ist grundlegend für die gesamte Ressourcenplanung da. Dadurch ist sie meist komplexer als die Warenwirtschaft. Des Weiteren kann sie der Unternehmensgröße entsprechend an die betriebliche Struktur angepasst werden. Die Integration von Kunden und Lieferanten gehört genauso dazu. Neben der reinen Warenwirtschaft werden zudem u.a. das Finanz- und Rechnungswesen sowie das Personalmanagement, das Controlling, Marketing und Vertrieb abgebildet.

Ein ERP-Programm ist dadurch auch branchenoffener, als die Warenwirtschaft. In unserer Dienstleistungsgesellschaft gibt es zunehmend mehr Services als Produktions- oder Logistikunternehmen. Dadurch werden ERP-Programme zunehmend wichtiger als die reine Warenwirtschaft.

Wie führe ich ein neues ERP-Programm ein?

Nun, bevor wir uns über die Einführung des ERP Gedanken machen, müssen wir überhaupt erst einmal wissen, was wir wollen. Dazu bedarf es des oft bemühten Lastenheftes. Dieses Lastenheft ist die zentrale Grundlage für jedes Digitalisierungsprojekt dieser Art. Vor allem aber müssen wir uns zunächst einmal Gedanken machen, ob oder wie eine Einführung Sinn ergeben kann. Dazu sollten wir uns folgende Fragen stellen:

• Kann ich mit meinem Personal überhaupt ein ERP einführen?
• Habe ich die nötigen Ressourcen?
• Was sind für mich die wichtigsten Gründe für die Einführung eines ERP-Programms?
• Brauche ich externe Hilfe oder schaffe ich das alleine mit meinem Team im Unternehmen?

Die Problem- und Bedarfsanalyse

Wenn ich mir über diese Fragen Gewissheit verschafft habe, geht es in die konkrete Problem- und Bedarfsanalyse. In dieser Phase regele ich das Anforderungsmanagement. Es gibt zwei Kategorien von Anforderungen, über die ich mir Gedanken machen muss:

1. Erstens, die technischen Anforderungen. Welche Technologien möchte bzw. muss ich verwenden?
2. Zweitens, die funktionalen Anforderungen. Welche Aufgaben müssen von dem Programm erfüllt werden? Welche Prozesse müssen mit dem ERP abgebildet werden?

Um insbesondere die zweite Kategorie von Anforderungen zu analysieren, sollte ich keinen Alleingang wagen. Im Gegenteil hat sich in meiner beruflichen Praxis häufig bestätigt, dass die Mitarbeiter hier die besten Ansprechpartner dafür sind. Ich selber führe als erstes Einzelinterviews in den Unternehmen durch, um mir einen Eindruck zu verschaffen. Teilweise wende ich dazu spezielle Methoden an. So erwies sich bisher die Design Thinking Methode als besonders hilfreich, wenn es sich um komplexe Systeme bzw. Fragen handelt. Dazu veranstalte ich Workshops, in denen die Prozessinhaber und einige Stakeholder sich beteiligen. Denn in diesem Arbeitstreffen wird dann abgestimmt, wie das ideale ERP aussehen müsste und welche Anforderungen es erfüllen muss.

Das Lastenheft: Grundlage aller Anfänge

Erst jetzt komme ich zum Lastenheft. Es dient dazu die zuvor analysierten Anforderungen zu Papier zu bringen. Damit dient das Lastenheft als zentrales Instrument zur Auswahl des richtigen ERP bzw. zur richtigen Zusammenstellung der Anwendungssoftware. Zudem sollte das Lastenheft eine Übersicht über die IT-Infrastruktur, wichtige Informationen zum Unternehmen und dem Umfeld sowie einen Zeitplan für das ERP-Projekt beinhalten. Somit ist das Lastenheft auch das Ergebnis der Anforderungsanalyse.

Die Qual der Wahl. Wie finde ich den richtigen ERP-Anbieter?

Indem ich ein Lastenheft angefertigt habe, besitze ich das grundlegende Dokument zur Suche nach einem geeigneten ERP-Anbieter. Dazu empfehle ich zunächst eine oberflächliche Recherche im Internet zu machen. Ich kann hierbei auch auf Online-Plattformen zugreifen. Diese nehmen eine Auswahl von geeigneten ERP-Programmen bzw. Anbietern vor. Dazu muss ich nur meine Kriterien, die auch im Lastenheft stehen sollten, benennen. Da es jedoch ERP-Programme wie Sand am Meer gibt, wird unser Entscheidungszentrum im Gehirn schnell überreizt. Es ist also notwendig die Liste an möglichen Anbietern auf eine überschaubare Größe zu reduzieren. Also ist es sinnvoll das Lastenheft an die potenziellen Anbieter zu schicken und die Antworten abzuwarten.

Jedoch gilt auch hier wieder: Ich muss genau wissen, was ich will. Also heißt es, dass ich meine Anforderungen genau kennen muss. Damit komme ich von einer langen Liste zu einer kurzen übersichtlichen Liste von Anbietern, die ich dann genauer unter die Lupe nehmen kann. Hier dienen Online-Präsentationen und persönliche Gespräche, worin ich mit den ERP-Anbieter, die die meisten Potenziale besitzen, ein Briefing durchführen sollte.

Ich selber biete ja bekanntlich externe Beratungsleistungen für solche Eruierungsprozesse an. Daher empfehle ich, sich einen externen Berater ins Haus zu holen, der das Unternehmen bzw. das Team in diesen ersten Phasen unterstützt. Zumindest sollte dies getan werden, wenn das Unternehmen selber nicht genügend Ressourcen oder Kapazitäten hat, um diese Entscheidung alleine zu treffen.

Die Implementierung: Die richtige Einführung eines neuen ERP-Programms

Nachdem ich einen geeigneten Software-Anbieter gefunden und die vertraglichen Rahmenbedingungen abgesteckt habe, geht’s ans Eingemachte. Hier gilt es das Lastenheft noch einmal gemeinsam aufzuarbeiten und in ein Pflichtenheft zu überführen. Das Pflichtenheft wird vom Software-Anbieter erstellt. Es beinhaltet die Realisierungsmaßnahmen der Software anhand des Lastenheftes, das der Kunde schon zuvor erarbeitet hat. Demnach kann vereinfacht gesagt werden, dass im Pflichtenheft steht, wie die Kriterien aus dem Lastenheft technisch umgesetzt werden sollen.

Es ist absolut essentiell, dass beide Parteien mit dem Pflichtenheft einverstanden sind. Oft werden solche Pflichtenhefte aus Vertrauen in den Anbieter blindlinks durchgewunken. Das jedoch kann mich viel Geld kosten. So kann es passieren, dass der Anbieter konkrete technische Voraussetzungen benötigt, die der Kunde gar nicht gewährleisten kann. Genauso ist es möglich, dass der Anbieter plötzlich nicht die Technologie ermöglichen kann, die im Unternehmen tatsächlich sinnvoll ist. Die Sprache ist hier von On-Premises- oder cloudbasierten Lösungen. Daher empfehle ich hier bereits die IT-Abteilung hinzuzuziehen. Oftmals werden Begrifflichkeiten oder Formulierungen in solchen Pflichtenheften unterschiedlich verstanden. Deshalb gilt auch: Auf Nummer sicher gehen und noch einmal beim Anbieter nachfragen.

Danach wird das System gemeinsam mit den unternehmensinternen oder externen IT-Experten implementiert. Zugleich sollten in dieser Phase die wichtigsten Anwender erste Schulungen erhalten. Es handelt sich hierbei um die sogenannten Key-User. Das sind jene Mitarbeiter, die später auch als eine Art interne Coaches auftreten können. Denn um interne Schulungen abhalten zu können, brauche ich Champions, die sich in den Key-Usern wiederfinden sollen.

Anpassung und Migrationstests

Bevor das ERP richtig abgenommen werden kann, sollten zunächst einige Migrationstests durchgeführt werden. In dieser Phase klopfe ich die Anwendungssoftware zudem noch einmal richtig ab. Zusammen mit den Key-Usern werden hier noch einmal alle Funktionen abgeklopft. Nacharbeiten im Nachgang können sehr kostspielig werden. Um diese Kosten zu vermeiden, ist die Testphase essentiell.

Vor der Abnahme umfangreiche Schulungen

Ohne ordentliche Schulungen geht gar nichts. Bei einem komplexen Informationsverarbeitungssystem wie einem ERP, sind Schulungen für Mitarbeiter unerlässlich. Es wäre schön, wenn ERP-Programme selbsterklärend wären. Doch wer komplexe Prozesse abgebildet bekommen will, der muss sich damit abfinden. Daher sollten, wie bereits oben beschrieben, die Key-User zunächst vom Software-Anbieter geschult werden. Nachdem diese Grundlagenschulungen absolviert wurden, sollten interne Mitarbeiterschulungen abgehalten werden. Die Key-User schulen also den Rest der Mitarbeiter, die mit der neuen ERP-Software arbeiten werden.

Warum die Mitarbeiterschulungen intern stattfinden sollten?

Indem die Key-User die restlichen Mitarbeiter intern schulen, wird der Implementierungsprozess näher am Mitarbeiter selbst vollzogen. Dieser interne Wissenstransfer führt zu einer größeren Akzeptanz unter den Mitarbeitern. Er ermöglicht eventuelle Widerstände vor der Einführung zu überwinden. Letztendlich wird dadurch das Wissen über das ERP im Unternehmen stärker verankert. Denn im Laufe der Nutzung werden weitere Bedarfe deutlich. Wichtig ist, dass das Unternehmen sich dann auch intern zu helfen weiß, ohne hohe Kosten durch externe Schulungen in Kauf nehmen zu müssen.

Erst jetzt kann der Einführungsprozess als komplett abgeschlossen betrachtet werden.

Brauchen Sie Unterstützung?

Natürlich handelt es sich hierbei wirklich nur um einen kleinen Leitfaden, der lediglich eine Übersicht geben kann, in welcher Reihenfolge, welche Schritte eingehalten werden sollen. Dennoch bedarf es für all diese Phasen ein erhebliches Geschick, technisches Know-how und letztlich psychologische Fähigkeiten. Schließlich stößt die Einführung von neuer Anwendungssoftware häufig auf Widerstand vor allem unter der älteren Belegschaft. Ich biete daher vor allem mittelständischen Firmen meine Leistungen als Projektmanager sowie in der Digitalberatung an. Ähnlich diesem Leitfaden, implementiere ich mit Ihnen und dem Team zusammen Ihr neues ERP-Programm. Informieren Sie sich hier über meine weitere Leistungen.

Wie viel Optimierungspotenzial steckt in Ihrem Unternehmen?

Von der Geschäftsprozessanalyse bis hin zur Implementierung von Anwendungssoftware und IT-Infrastruktur, biete ich zusammen mit anderen Spezialisten aus der IT individuelle Lösungen an. Ich kann auf ein breites Netzwerk von Softwareanbietern, IT-Services und Softwareentwicklung zurückgreifen. Dadurch sind wir in der Lage Ihnen schlüsselfertige Lösungen anzubieten. Dazu arbeite ich mit der Berliner Firma Brauns IT zusammen. Gemeinsam helfen wir mittelständischen Unternehmen aus der Logistik, dem Servicebereich und der Vermietung sowie im Handel sich wettbewerbsfähig aufzustellen.

Jetzt kostenloses erstes Beratungsgespräch anfordern!

Habe ich Ihr Interesse geweckt? Oder wollen Sie gerne ein Digitalisierungsprojekt in Ihrem Unternehmen angehen, wissen aber noch nicht, ob Sie dazu eine externe Beratung ins Haus holen sollen? Dann vereinbaren Sie doch ein kostenloses und unverbindliches erstes Beratungsgespräch! Gemeinsam schauen wir, welche Potenziale in Ihrem Unternehmen bestehen. Danach entscheiden Sie, welche Schritte als nächstes getätigt werden müssen. Wenn Sie es wollen, stehe ich mit meinem Team an Ihrer Seite.